Jak zwiększyć efektywność w pracy

Czy masz wrażenie, że siedząc przy biurku niezbyt efektywnie pracujesz, że w godzinach pracy nic się nie da zrobić? Co chwila coś odrywa myśli: a to zadzwoni komuś telefon, ktoś w pokoju coś rzuci, wpadnie osoba z pilną sprawą lub na pogaduchy.

Nie możesz się zbytnio skupić w takich warunkach, a jeśli nie będziesz mógł się sfokusować na konkretnym zadaniu to go nie zrobisz ani sensownie, ani w krótkim czasie. Ktoś mądry dowiódł, że najwięcej energii marnotrawimy na przełączanie się pomiędzy zadaniami – więc im więcej przeszkadzajek tym więcej pary w gwizdek – za to bez efektów.

Tak gwoli ciekawości przytoczę jeszcze małe zestawienie ze starej jak na nasze czasy, ale naprawdę rewelacyjnej książki ‘Czynnik ludzki’ (autorzy: Tom DeMarco, Timothy Lister) – badani byli programiści, ale podobną miarkę można przyłożyć chyba do większości z nas.

Badanie dotyczyło tego jak ludzie pracują:
30% czasu to praca w samotności,
50% czasu to praca z kimś drugim,
20% czasu – to praca z 2 lub więcej osobami.

No i jaki stąd płynie wniosek? Ano taki, że przez 30% dnia ludzie są wrażliwi na hałas, a przez resztę dnia sami go generują przeszkadzając innym. Nie jest dobrze.

Niestety praca wywołuje jakieś takie skojarzenia batalistyczne.To znak, że coś jest nie tak, bo praca ma cieszyć, a nie być wersją małej wojny.Chodzi o to byś na jakiś czas schronił się przed ostrzałem rozpraszaczy i w ciszy i spokoju zrobił swoje. Z korzyścią dla wszystkich.

Jakie miejsce wybrać?

Ponieważ bunkier ma Ci zapewnić odpowiednie warunki pracy to nie powinni się tam kręcić ludzie, zwłaszcza Twoi znajomi. Doskonale na ten cel sprawdza się salka konferencyjna, najlepiej na innym piętrze, niż te na którym normalnie urzędujesz. Innym pomysłem jest stołówka w godzinach innych niż śniadanko czy lunchyk.

Brak łączności

Polecam wyciszenie telefonu, lub przynajmniej ustawienie profilu gdzie przeszkadza jedynie od wybranych przez Ciebie osób.

Najważniejsze w bunkrze to nie odbieranie nowych maili. Po to odcinasz się od świata by uporać się z tym co już masz – a nie z tym co nowego przyjdzie. Niektórzy odczuwają taką potrzebę bieżączki – i czekają aż coś kolejnego wpadnie bo wtedy znowu są zabiegani i mają co robić lamentując ‘ile to roboty jest’. Ty mam nadzieję do tej grupy się nie zaliczasz.

Biurko nie zając

Nie martw się- to że znikniesz na jakiś czas nie załamie firmy. Wystarczy, że sobie ustawisz spotkanie w kalendarzu – i potraktujesz je tak, jak spotkanie z innymi ważnymi osobami – czyli nie rezygnuj z tego spotkania, nie przesuwaj go; przyjdź i załatw co masz do załatwienia. Jeśli nie możesz zwinąć się od swojego biurka na 1h to bardzo źle – moje przypuszczenia to:
prawdopodobnie robisz rzeczy pilne, choć niekoniecznie ważne ,nie chcesz się odrywać od biurka , a to już oznaka uzależnienia lub syndromu niezastępowalności.Nie delegujesz zadań i zagarniasz zadania dla siebie się nie dając swoim ludziom się rozwinąć, czyli brak zarządzania przez sukcesję.

Motywacja

Takie wybycie do spokojnego miejsca ma jeszcze jedną korzyść – skoro już robisz wysiłek by coś zrobić – to masz podwójną motywację by swoje ważne zadania zrobić. Przy biurku, przy kolejnych mailach, telefonach i ogólnym mikrochaosie zawsze łatwo zapomnieć o ważnych rzeczach, bądź po prostu łatwo znaleźć wymówkę by nie robić tego, czego się nie chce –czyli przeważnie rzeczy które powinieneś był już dawno zrobić.