Efektywne zarządzanie czasem

,,Rozpacz to cena, jaką płacimy za postawienie sobie nieosiągalnego celu." Graham Greene

Organizacja pracy i zarządzanie czasem mają ze sobą wiele wspólnego. Dobra organizacja pracy stwarza warunki do efektywnego wykorzystania czasu. Zła organizacja pracy działa podstępnie. Każda czynność zabiera odrobinę więcej czasu niż powinna, a że dzieje się tak dzień za dniem, nieuchronnie obniża się twoja efektywność.

Nawet drobne błędy w organizacji pracy mogą mieć istotny wpływ na zmniejszenie efektywności, ponieważ powtarzają się przy wielu czynnościach. W najgorszym przypadku brak dobrej organizacji pracy powoduje prawdziwe kłopoty, bo źle zorganizowana osoba:
- nie może znaleźć potrzebnych informacji czy dokumentów,
- ma zamęt w kalendarzu,
- przeskakuje od zadania do zadania, próbując zdążyć z nakładającymi się terminami,
- jest źle przygotowana i spóźnia się na spotkania,
- ciągle przybywa jej papierkowej roboty,
- nie ma jasnych priorytetów,
- pracuje w bałaganie,
- ma problemy w komunikowaniu się z innymi i źle prowadzi dokumentację.

W rezultacie osoba taka podwaja wysiłek, marnuje czas, nie dotrzymuje terminów, a efekty jej pracy są niewystarczające, choć na pozór włożyła w ich osiągnięcie odpowiednią ilość czasu i wysiłku. Co gorsza, taka kiepska wydajność jest doskonale widoczna i wpływa na pracę innych. Osoby bezpośrednio współpracujące z kimś źle zorganizowanym same wpadają w tarapaty, a winowajcę uważają za niesolidnego. Zła organizacja wpływa więc nie tylko na bieżącą pracę, ale również na szansę rozwoju kariery.

Mam nadzieję, że powyższy opis nie dotyczy ciebie . Jednak większość ludzi dostrzega u siebie pewne elementy złej organizacji pracy. Łatwo sobie wyobrazić, że nawet tylko część powyższych punktów miałaby bardzo negatywny wpływ na naszą pracę. Zwykle nie trzeba zresztą uruchamiać wyobraźni, twoja pamięć na pewno podsunie ci odpowiednie przykłady.

Wykazanie wad złej organizacji pracy jest prostym zadaniem. Jak jednak dobrze zorganizować pracę, i to na stałe? Podstawą jest plan. Zajmiemy się więc tworzeniem planu, a także jego realizacją. Następnie omówimy szereg rozmaitych czynników pozytywnie wpływających na organizację pracy. Niektóre z nich to proste pomysły, mające jednak istotny wpływ na dobrą organizację, inne mają fundamentalne znaczenie. Wszystkie będziesz musiał prawdopodobnie nieco dostosować do swoich metod pracy. Jednak wiele z nich łatwo przekształcisz w nawyki i nie będziesz marnował czasu na zastanawianie się nad ich implementacją.

Najpierw jednak zajmiemy sie planowaniem.

Opracuj plan

Opracowanie planu to coś więcej niż wypisanie listy rzeczy do zrobienia. Zadania trzeba zapisywać w odpowiedni sposób i również w odpowiedni sposób na bieżąco uzupełniać plan. Można to zrobić następująco:
- Spisz zadania. Lista musi być wyczerpująca, choć w formie krótkich notatek. Trudno pracować z bardzo rozbudowanym planem.
- Oszacuj jak najdokładniej czas, jaki zajmie wykonanie każdego zadania.
- Dodaj czas na nieprzewidziane wypadki. Zazwyczaj wszystko zajmuje więcej czasu, niż oszacowano. Uwzględnij również powtarzające się czynności, które wykonujesz codziennie na bieżąco.
- Ustal priorytety. To kluczowy, niezwykle istotny aspekt zarządzania czasem.

Zaglądaj w ciągu dnia do planu i analizuj go dokładnie raz dziennie. Ja robię to pod koniec każdego dnia pracy, aktualizując plan zgodnie z tym, co wydarzyło się w ciągu tego dnia, a do tego przeglądam go szybko codziennie rano. Ważne, żebyś robił to wtedy, gdy ci to odpowiada.

Proces ten powinien stać się nawykiem. Podjęcie innych koniecznych działań zależy od tego jak wygląda twój dzień pracy. Gdy w ciągu dnia pojawi się nowe zadanie, zastanów się nad nim i dodaj do listy od razu albo odłóż i wpisz do planu podczas najbliższego przeglądu. Bardzo użyteczne są, moim zdaniem, zółte karteczki do przyklejania. Można ich użyć do zrobienia krótkiej notatki i przykleić do planu, a dopiero później wprowadzić daną informację na stałe.

Powyższy proces przeglądania planu i wprowadzania zapisów to fundament efektywnego zarządzania czasem. Rozmaite systemy zarządzania czasem proponują szczegółowe układy zapisu, podziały, nagłówki itd. Taki system może okazać się pomocny, jednak prosty, samodzielnie wypracowany system również powinien się doskonale sprawdzić. Wydzielenie gotowych rubryk czy zastosowanie drugiego koloru mogą usprawnić pracę z planem. Jeśli będziesz sumiennie dokonywał wpisów i skrupulatnie przeglądał plan, zapanujesz nad sytuacją i na pewno o niczym nie zapomnisz.

Podziel zadania na grupy

Jeśli mamy bardzo dużo zadań do wykonania, to ich lista staje się długa, a więc nieczytelna i nieużyteczna. Jedynym sposobem jest zastosowanie podziału zadań na grupy. Dzielenie zadań na kategorie jest najważniejszą zasadą efektywnego zarządzania czasem. I w tym przypadku różne systemy proponują własne metodologie podziału. Jedynym kryterium wyboru powinna być twoja wygoda. Uważam, że istotniejsza od szczegółowej konfiguracji systemu jest po prostu liczba kategorii. Trzy lub cztery to idealna liczba, z którą łatwo będzie pracować. Nie jest też szczególnie ważne, jak nazwiesz te kategorie. Mogą to być na przykład następujące kategorie:
- Priorytet
- Ważne
- Na teraz
- Potrzeba więcej informacji
- Do przeczytania

To tylko propozycje, niektórzy nazywają swoje kategorie po prostu A, B i C. Zastosowanie tych kategorii wiąże się oczywiście z papierkową robotą. Na tym etapie istotna jest odpowiedź na pytanie, ile kategorii i o jakich nazwach będzie ci odpowiadać, a także dbałość o zgodność systemu ze sposobem, w jaki zorganizowane jest miejsce pracy (biurko). 

Liczba kategorii może na przykład odpowiadać liczbie segregatorów, a oznaczenia kategorii oznaczeniom na dokumentach.

Co jest w życiu absolutnie pewne?

*W życiu są pewne tylko dwie sprawy: śmierć i podatki.*

Co w naszym życiu jest pewne? Czy warto trzymać się tzw. 'pewników'? I gdzie nie ma ryzyka?

*Śmiech to ryzyko wyjścia na głupka.
*Płacz to ryzyko sentymentalizmu.
*Wyciągnięcie do kogoś ręki to ryzyko zaangażowania.
*Okazywanie uczuć to ryzyko pokazania prawdziwego ja.
*Wysuwanie pomysłów i marzeń przed szereg to ryzyko ich utraty.
*Kochanie to ryzyko nieodwzajemnionej miłości
*Życie to ryzyko śmierci.
*Nadzieja to ryzyko rozpaczy.
*Próba to ryzyko porażki.
*Trzeba podejmować ryzyko, bo największa na świecie groźba to nic nie ryzykować.
*Kto niczego nie ryzykuje, nic nie robi, nic nie ma i jest niczym.
*Możesz uniknąć cierpienia i smutku, ale nie uczysz się, nie czujesz, nie zmieniasz, nie rozwijasz się, nie kochasz.. nie żyjesz.
*Przykuty swą pewnością jest niewolnikiem, odrzucił wolność.
*Tylko ten, kto ryzykuje jest wolny.

Czy warto unikać ryzyka?Czy ryzyko jest złe? Czy Ty nie ryzykujesz każdego dnia Swojego życia?
*Niebezpiecznie jest wyjść na ulicę. Nie masz gwarancji, że nie zaskoczy Cię wariat drogowy.
*Niebezpiecznie jest mieszkać. Ok. 90% wypadków zdarza się w domu (to prawda!).
*Niebezpiecznie jest powiedzieć komuś na ulicy 'Dzień dobry'.Kto Ci zagwarantuje, że to nie jakiś wariat morderca?

A jednak wychodzimy z domów. Codziennie jeździmy samochodami. Rozmawiamy z innymi ludźmi. Przechodzimy przez ulicę. Czy to jest bezpieczne?

Nie. Dlaczego, w takim razie, tak wiele osób boi się inwestować? Boi się założyć firmę? Bo to ryzykowne? Bo można stracić pieniądze?

A ile osób gra na loterii (jak to ktoś określił: podatek od głupoty)? Możliwość wygrania jest praktycznie zerowa. Już bardzie prawdopodobne, że staniesz się miliarderem poprzez giełdę. A wiele osób wydaje na to pieniądze.

Czy nie boisz się ryzyka podczas inwestowania? Czy najpierw oceniasz ryzyko, później możliwość zysku (pytanie do inwestorów)?

Skoro ryzykujesz Swoje życie, w końcu życie to ryzyko śmierci, to czemu boisz się ryzyka jeśli chodzi o finanse? O inwestycje? Czy umiesz wykrzyczeć mi w twarz, że nie boisz się ryzyka i
starasz się postępować z pieniędzmi rozsądnie?

Jeśli inwestujesz, pierwsze co musisz pokonać to... Twój lęk. Obawa przed stratą. Dopiero wtedy będziesz mógł postępować rozsądnie.

Notuj jak Leonardo da Vinci

Mapa myśli to wyjątkowe i uniwersalne narzędzie. 

Pasuje zarówno jako prosta notatka oraz zaawansowana metoda pobudzania kreatywności i rozwiązywania problemów. Swoją skuteczność zawdzięcza temu, że formę dopasowuje do sposobu
działania mózgu.

Kolory, wykorzystanie przestrzeni, naturalne skojarzenia to domena prawej półkuli. Zaś czytelność słowa, hierarchia informacji, numerowanie pobudzają pracę lewej półkuli. Notowanie mapami myśli uruchamia cały mózg, co pozwala jednocześnie notować, przetwarzać informacje, analizować i zapamiętywać. To narzędzie na miarę XXI wieku.

Mapy myśli jako wszechstronne narzędzie notowania zostało stworzone w XX wieku. Jednak na przełomie dziejów z elementów tej strategii korzystali wszyscy najwięksi geniusze ludzkości...

Wesołych Świąt Wielkanocnych!

Akademia wiedzy

Być może często zdarza Ci się mówić: Chciałbym uprawiać jakiś sport, chciałbym zrzucić/przybrać parę kilo, chciałbym nauczyć się języka angielskiego, chciałbym napisać książkę...

Chciałbym to, chciałbym owo i na tym zazwyczaj się kończy.

Wiele chcemy a niewiele robimy, taka jest prawda. A sukces i osiągnięcia sprowadzają się do działania. Dokładnie tak jak w przysłowiu:  Bez pracy nie ma kołaczy. 

Rób coś a na pewno osiągniesz więcej niż nic nie robiąc, a kto wie, może rezultaty przerosną nawet Twoje oczekiwania.

Jeśli chodzi o mnie, często nie zabierałam się za niektóre rzeczy, bo uważałam, że nie zrobię ich wystarczająco dobrze.A może to tylko usprawiedliwienie? Kto wie? Takie podejście jednak jest oczywiście błędne. W ten sposób można nigdy nie ruszyć się z miejsca. Dlatego też, aby coś osiągnąć weź pod uwagę dwie zasady:

1. Po prostu bierz się do roboty, działaj,
2. Działaj na miarę swoich możliwości, nie próbuj być perfekcjonistą.

Zacznij więc działać już teraz, małymi krokami, niekoniecznie doskonale, ale po prostu rób coś. Zmieniaj swoje życie na lepsze, osiągaj cele. Wyłącz telewizor, odinstaluj gry komputerowe i weź swój los we własne ręce. 

Bo tylko Ty możesz sprawić, by było takei jakie sobie wymarzysz.

Szybko-wolno

,,Życie bez celu jest stosowaniem strategii korka w morzu. Płyniesz wszystko jedno dokąd i każda nawet najmniejsza fala ma w tej kwestii więcej do powiedzenia niż Ty. A kiedy nie ma sztormu , w zupełnej ciszy prądy morskie niosa Cię w sobie tylko znanym kierunku.Dlatego naucz się wyznaczać sobieb cele , ale tak , by je zrealizować i by przynosiły Ci radość" 

Magda Mastalerz

Do największych wartości, jakie posiadamy należy zdrowie i czas. W związku z tym proponuję styl życia, który nazwałam roboczo „szybko-wolno".

Jego zawołaniem jest: pracuj szybko (efektywnie), ciesz się życiem powoli.

Dokładniejszego naświetlenia wymaga druga część definicji naszego stylu życia. Na pytanie: po co nam efektywność, jedna z odpowiedzi brzmi – byśmy mieli więcej wolnego czasu. Ale ten wolny czas powinien być zadeklarowany jako czas na upodobania, przyjemności, własny rozwój, odpoczynek. Efektywność nie jest celem sama w sobie, nie powinna być za wszelką cenę.

Niech przyjemności trwają dłużej. Niech nas nie przynagla żaden kierat zajęć. Wiadomo, że istnieją nacje (zwłaszcza „południowcy"), które nie przywiązują tak dużej wagi do czasu jak my – „ludzie północy" – i są z tym szczęśliwi.

*Delektujmy się jedzeniem –wolniejsze i uważniejsze spożywanie posiłków wyjdzie nam na zdrowie. 

*Dajmy sobie czas na codzienną kąpiel lub pełne obmycie (nawet dwa razy dziennie, jak zaleca Leonard Orr w swej metodzie duchowego oczyszczania).
*Skoro o L. Orr'rze, to miejmy czas na swobodne, świadome oddychanie wg jego metody.

*Nie spieszmy się z wypowiadaniem opinii o innych i w ogóle w wypowiedziach – pamiętajmy, że słowo ma siłę i trzeba je ważyć. 

*Wbrew pozorom zbyt szybkie wartościowanie nie jest dobrym doradcą w efektywnym działaniu – patrz techniki burzy mózgów lub map myśli. 

*Odnosi się to też do starannego działania – znane przysłowie: spiesz się powoli.Pośpiech to stres – przyczyna utraty zdrowia, spłycenia wrażeń , skrócenia życia. Czy nie warto żyć dłużej i w zdrowiu?

*Wielu przydałoby się zalecić też wolniejszą jazdę samochodem, co przy okazji nie tylko ograniczy ilość wypadków, ale pozwoli lepiej przyjrzeć się temu, co mijamy na swej drodze.Intensywność wrażeń wcale nie musi brać się z ich szybkości - jak wysłuchanie fragmentu symfonii nie odpowiada wrażeniu z całości.

Modna jest „adrenalina", życie intensywne. Jestem za – o ile nie oznacza to przesady, nałogowej gonitwy i realnego zagrożenia życia. Uganianie się za kolejnymi wrażeniami stępia naszą wrażliwość, próg pozytywnej reakcji wciąż się podwyższa i przestajemy cieszyć się zwykłymi sprawami.Wystawianie na szwank swego życia w imię wrażeń doprowadza często do sytuacji, że w ogóle już ich się nie ma, a jeszcze unieszczęśliwia się bliskich.Ten współczesny pęd to często zwykła zachłanność. 

Styl „szybko-wolno" przypomina o odwiecznej regule zdrowego umiaru.

Każdy może wprowadzić styl „szybko-wolno", dopasowując jego elementy i proporcje odpowiednio do swej sytuacji. Ułatwieniem będzie rozszerzenie hasła „szybko-wolno" przez „krótko-długo".

Co w Twoim przypadku warto robić szybciej lub krócej a co wolniej lub dłużej?

Chorobliwa pracowitość

Pracoholizm to uzależnienie od wykonywanej pracy, które powoduje zaburzenie równowagi między istotnymi elementami życia codziennego. 

Granica rozdzielająca pracowitość od nałogu jest bardzo subtelna i łatwo ją przekroczyć, nie zdając sobie z tego sprawy. Ludzie uzależnieni tracą zdolność oddzielenia spraw osobistych od obowiązków zawodowych.

Zagadnienie to traktowane jest trochę z przymrużeniem oka, gdyż w obiegowej opinii nie można pracować za dużo. Praca ma uszlachetniać, dodawać splendoru, powiększać dobra materialne i podnosić prestiż. W zasadzie nie można temu zaprzeczyć, bo praca faktycznie podnosi poczucie własnej wartości, ale również może przesłonić inne cele w życiu. Dla pracoholika praca zawsze jest na pierwszym miejscu, przed rodziną, odpoczynkiem, rozrywką. Taka osoba ma trudności w budowaniu trwałych relacji, gdyż po prostu nie ma na nie czasu.

Kogo dotyczy ten problem?
Grupą najbardziej narażoną na uzależnienie od pracy są osoby z wykształceniem wyższym, najczęściej menedżerowie średniego szczebla, ogarnięci głodem sukcesu. Grupę podwyższonego ryzyka stanowią też ludzie wolnych zawodów: artyści, naukowcy, pisarze, a więc ci, dla których praca jest ciągłym wyzwaniem i związana jest z życiem codziennym – wiadomo, że najlepsze pomysły przychodzą zawsze podczas odpoczynku.

Jakie są objawy pracoholizmu?
Osoby dotknięte tą chorobą nie rozstają się z telefonem czy laptopem, pragną mieć stały kontakt z pracą, nie rozróżniają dni tygodnia, przedkładają obowiązki i swoje osiągnięcia nad wszystko inne. Są nadmiernie odpowiedzialni i wierzą, że nie można ich zastąpić. Dni wolne od pracy wywołują u nich stres i dyskomfort. Nieustannie myślą o swoich obowiązkach, nawet w momentach pozornego relaksu. Podczas urlopu nie rozstają się z telefonem „tak na wszelki wypadek”.

Szukają aktywnego wypoczynku, gdyż nie potrafią się odnaleźć w spokojnej atmosferze błogiego lenistwa. Nie dla nich są godziny spędzane na plaży, leniwe czytanie książki, czy powolne spacery po lesie. Nieustające wyzwania, ciągła rywalizacja i potrzeba podnoszenia poziomu adrenaliny – nurkowanie, kłady, wspinaczka, skoki spadochronowe – to najczęściej wybierany sposób spędzania wolnego czasu.

W sidła pracoholizmu wpadają najczęściej osoby ambitne, lubiące rywalizację i zwycięstwa. Osoby, które wysoko stawiają sobie poprzeczkę, za wszelką cenę dążą do osiągnięcia sukcesu i prestiżu społecznego. Próbują nieustannie potwierdzać własną wartość. Zwykle pracoholicy to osoby, które w dzieciństwie musiały zabiegać o uwagę rodziców, być we wszystkim najlepsze, mieć najlepsze oceny, posiadać najwięcej umiejętności ( języki, tenis, balet itp.).

Uzależnieni od pracy niezmiernie rzadko przyjmują do wiadomości jak destruktywny wpływ ma ona na ich życie osobiste. Podobnie jak wszystkie osoby uzależnione znajdują mnóstwo argumentów przemawiających za kontynuacją uzależnienia, tłumaczących bezgraniczne oddanie pracy. Awans, lepsze zarobki, zmiana samochodu, zapewnienie dzieciom i rodzinie stabilizacji finansowej – motywacja pozornie bez zarzutu, jednak w ustach pracoholika obłudna, bo zawsze może być wyższy awans czy jeszcze lepszy samochód. Powiedzenie „apetyt rośnie w miarę jedzenia” jest jak najbardziej odpowiednie i wcale nie dotyczy dóbr materialnych, ale przede wszystkim głodu pracy.

Gdzie pracoholik może uzyskać pomoc i czy jej potrzebuje?
Wszystko zależy od tego w jakim stopniu praca determinuje życie pracoholika. Jeśli dana osoba przedkłada pracę ponad własne zdrowie, często lekceważąc symptomy chorób, życie rodzinne, wyszukuje różnorodnych argumentów, żeby usprawiedliwiać swoje ciągłe zaangażowanie w obowiązki zawodowe, to jest to bardzo wyraźny sygnał ostrzegawczy.

Jeśli wybiera wyjazdy służbowe czy spotkania integracyjne zamiast wspólnego relaksu z rodziną, to znaczy, że poszkodowani są również najbliżsi – partnerzy, a przede wszystkim dzieci, które mają wszelkie predyspozycje, żeby naśladować w przyszłości rodziców.

Podobnie jak w przypadku innych uzależnień najpierw trzeba sobie uświadomić problem. Nie wystarczy myśleć o zmianach, ale należy je wprowadzać. Przede wszystkim powinno się pozwolić innym przejąć część dotychczasowych obowiązków, ustalić najpóźniejszą możliwą godzinę wyjścia z pracy oraz harmonogram postępowania w sytuacjach awaryjnych. Nie należy przynosić pracy do domu, z telefonu służbowego można korzystać tylko w nagłych przypadkach. Wcześniej należy ustalić z przełożonym lub podwładnymi, co możemy do takowych zaliczyć. Warto również opracować grafik zajęć domowych – może być to niezmiernie trudne na początku, ale organizacja czasu pomaga. Łatwiej o aktywność fizyczną – ale przede wszystkim zajęcia wyciszające.

Znalezienie swoich własnych drobnych przyjemności i poświęcanie się im od czasu do czasu, na pewno przeniesie korzyści. Może to być lektura interesującej książki, wyprawa do teatru, kina czy spacer. 

W przypadku trudności we wprowadzaniu zmian w życie, warto pomyśleć o pomocy specjalisty – psychologa lub psychiatry.

dr n. med. Anna Mosiołek, spec. Psychiatra
Źródło: „Poradnik Apteczny”,

Co ma dziurawy ser do motywacji?

Nieraz pewnie słyszałeś, że najpierw należy robić to co najtrudniejsze do wykonania. 

Dzisiaj zaproponuję Ci coś całkiem innego. To technika motywacji zwana metodą szwajcarskiego sera.

Przyjmijmy, że masz jakieś zadanie do wykonania. Symbolizował je będzie kawałek sera bez dziur. Teraz wyodrębnij z tego zadania rzeczy proste do wykonania w ciągu kilku minut (do 10 min). Jak będziesz mieć chwile wolnego czasu wykonuj te zadania.

W ten sposób pierwotne zadanie do wykonania stanie się wkrótce podziurawionym serem szwajcarskim, który już łatwo zjesz. Dziury wyjadłeś wcześniej :)

Kiedyś w pewnym czasopiśmie fitness przeczytałam porady na temat treningu dla osób zabieganych. Polegały one na krótkich, 15 minutowych treningach. W tym czasie robisz kilka ćwiczeń, przechodząc od jednego do drugiego bez odpoczynku.

Krótko, szybko, na temat i 100% wykorzystania czasu. Warto zastosować.