,,Rozpacz to cena, jaka płacimy za postawienie sobie nieosiągalnego celu." Graham Greene
Organizacja pracy i zarządzanie czasem mają z sobą wiele wspólnego.Dobra organizacja pracy stwarza warunki do efektywnego wykorzystania czasu. Zła organizacja pracy działa podstępnie. Każda czynność zabiera odrobinę więcej czasu niż powinna, a że dzieje się tak dzień za dniem, nieuchronnie obniża się twoja efektywność.
Nawet drobne błędy w organizacji pracy mogą mieć istotny wpływ na zmniejszenie efektywności, ponieważ powtarzają się przy wielu czynnościach. W najgorszym przypadku brak dobrej organizacji pracy powoduje prawdziwe kłopoty, bo źle zorganizowana osoba: - nie może znaleźć potrzebnych informacji czy dokumentów, - ma zamęt w kalendarzu, - przeskakuje od zadania do zadania, próbując zdążyć z nakładającymi się terminami, - jest źle przygotowana i spóźnia się na spotkania, - ciągle przybywa jej papierkowej roboty, - nie ma jasnych priorytetów, - pracuje w bałaganie, - ma problemy w komunikowaniu się z innymi i źle prowadzi dokumentację.
W rezultacie osoba taka podwaja wysiłek, marnuje czas, nie dotrzymuje terminów, a efekty jej pracy są niewystarczające, choć na pozór włożyła w ich osiągnięcie odpowiednią ilośwć czasu i wysiłku. Co gorsza, taka kiepska wydajność jest doskonale widoczna i wpływa na prace innych. Osoby bezpośrednio współpracujące z kimś źle zorganizowanym same wpadają w tarapaty, a winowajcę uważają za niesolidnego. Zła organizacja wpływa więc nie tylko na bieżącą pracę, ale również na szansę rozwoju kariery.
Mam nadzieję, że powyższy opis nie dotyczy ciebie (beznadziejnie źle zorganizowana osoba z całą pewnością nie siegnęłaby po niniejszy poradnik). Jednak większość ludzi dostrzega u siebie pewne elementy złej organizacji pracy. Łatwo sobie wyobrazić, że nawet tylko część powyższych punktów miałaby bardzo negatywny wpływ na naszą pracę. Zwykle nie trzeba zresztą uruchamiać wyobraźni, twoja pamięć na pewno podsunie ci odpowiednie przykłady.Wykazanie wad złej organizacji pracy jest prostym zadaniem. Jak jednak dobrze zorganizować pracę, i to na stałe? Podstawą jest plan. Zajmiemy się więc, podobnie jak w poprzednim rozdziale, tworzeniem planu, a także jego realizacją. Następnie omówimy szereg rozmaitych czynników pozytywnie wpływających na organizację pracy.
Niektóre z nich to proste pomysły, mające jednak istotny wpływ na dobrą organizację, inne mają fundamentalne znaczenie. Wszystkie będziesz musiał prawdopodobnie nieco dostosować do swoich metod pracy. Jednak wiele z nich łatwo przekształcisz w nawyki i nie będziesz marnował czasu na zastanawianie sie nad ich implementacją. Najpierw jednak zajmiemy sie planowaniem.
Opracuj plan
Opracowanie planu to coś więcej niż wypisanie listy rzeczy do zrobienia.Zadania trzeba zapisywać w odpowiedni sposób i również w odpowiedni sposób na bieżąco uzupełniać plan. Można to zrobić następująco: - Spisz zadania. Lista musi być wyczerpująca, choć w formie krótkich notatek. Trudno pracować z bardzo rozbudowanym planem. - Oszacuj jak najdokładniej czas, jaki zajmie wykonanie każdego zadania. - Dodaj czas na nieprzewidziane wypadki. Zazwyczaj wszystko zajmuje więcej czasu, niż oszacowano. Uwzględnij również powtarzające się czynności, które wykonujesz codziennie na bieżaco. - Ustal priorytety. To kluczowy, niezwykle istotny aspekt zarządzania czasem.
Zagladaj w ciągu dnia do planu i analizuj go dokładnie raz dziennie.Ja robię to pod koniec każdego dnia pracy, aktualizując plan zgodnie z tym, co wydarzyło się w ciągu tego dnia, a do tego przeglądam go szybko codziennie rano, gdy przychodzi poczta. Ważne, żebyś robił to wtedy, gdy ci to odpowiada.
Proces ten powinien stać się nawykiem. Podjęcie innych koniecznych działań zależy od tego, jaki charakter ma twoja praca i jak wygląda twój dzień pracy. Gdy w ciągu dnia pojawi się nowe zadanie, zastanów się nad nim i dodaj do listy od razu albo odłóż i wpisz do planu podczas najbliższego przeglądu. Bardzo użyteczne są, moim zdaniem, zółte karteczki do przyklejania. Nie wiem, jak sobie radziliśmy, zanim się pojawiły. Można ich użyć do zrobienia krótkiej notatki i przykleić do planu, a dopiero później wprowadzić dana informacje na stałe.
Powyższy proces przeglądania planu i wprowadzania zapisów to fundament efektywnego zarządzania czasem. Rozmaite systemy zarządzania czasem proponują szczegółowe układy zapisu, podziały, nagłówki itd. Taki system może okazać się pomocny,jednak prosty, samodzielnie wypracowany system również powinien się doskonale sprawdzić. Wydzielenie gotowych rubryk czy zastosowanie drugiego koloru mogą usprawnić pracę z planem. Jeśli będziesz sumiennie dokonywał wpisów i skrupulatnie przeglądał plan, zapanujesz nad sytuacją i na pewno o niczym nie zapomnisz.
Podziel zadania na grupy
Jeśli mamy bardzo dużo zadań do wykonania, to ich lista staje się długa, a więc nieczytelna i nieużyteczna. Jedynym sposobem jest zastosowanie podziału zadań na grupy. Dzielenie zadań na kategorie jest najważniejszą zasadą efektywnego zarządzania czasem.I w tym przypadku różne systemy proponuj własne metodologie podziału. Jedynym kryterium wyboru powinna być twoja wygoda.Uważam, że istotniejsza od szczegółowej konfiguracji systemu jest po prostu liczba kategorii. Trzy lub cztery to idealna liczba, z którą łatwo będzie pracować. Nie jest też szczególnie ważne, jak nazwiesz te kategorie. Mogą to być na przykład następujące kategorie:
- Priorytet - Ważne - Na teraz - Potrzeba więcej informacji - Do przeczytania
To tylko propozycje, niektórzy nazywają swoje kategorie po prostu A, B i C. Potrzebne będą ci również inne kategorie, jak: Do akt, Telefon, Do napisania, Do podyktowania. W zależności od rodzaju pracy i stanowiska mogą przydać się również inne kategorie, na przykład PROPOZYCJE, NOTOWANIA, nazwy produktów, działów czy systemów. Zastosowanie tych kategorii wiąże się oczywiście z papierkowaq robotą. Na tym etapie istotna jest odpowiedź na pytanie, ile kategorii i o jakich nazwach będzie ci odpowiadać, a także dbałość o zgodność systemu ze sposobem, w jaki zorganizowane jest miejsce pracy (biurko). Liczba kategorii może na przykład odpowiadać liczbie segregatorów, a oznaczenia kategorii oznaczeniom na dokumentach (nawiasem mówiąc, lepiej unikać stosowania kolorowych oznaczeń w pracy całego biura ze względu na dużą liczbę osób nierozróżniających kolorów). . Powyższy tekst jest fragmentem książki "Efektywne zarządzanie czasem" Patricka Forsytha .
Niestety większość ludzi słowo „praca” i „zarabianie pieniędzy” traktuje jako synonimy.
Mówią oni: „muszę zdobyć pracę”, kiedy tak naprawdę chcą powiedzieć: „potrzebuję pieniędzy”. Mówią oni także swoim dzieciom: „znajdźcie dobrą pracę” zamiast: „zarabiajcie pieniądze”.
Czy tak trudno to sobie wyobrazić, że jeżeli chcemy być bogaci, to potrzebujemy dużej ilości pieniędzy, a nie dużej ilości pracy? Uświadom sobie, że praca na tzw. „etacie” to tylko jedna z możliwych form zdobywania pieniędzy i szczerze powiem, że wcale nie najlepsza.
Bardzo denerwuje mnie, kiedy ktoś ciągle powtarza, że nie może znaleźć pracy i dlatego jest biedny. Jest to dla mnie sprawa tak dziwna, że wręcz niemożliwa do zaistnienia, gdyż uważam, że jak ktoś chce pracować, to zawsze będzie w stanie znaleźć sobie jakieś zajęcie. Zawsze mówię takiej osobie, że skoro chce pracować, a nie ma gdzie, to może przyjść do mnie na działkę i skosić trawę. Tej czynności nigdy nie lubiłem. Zadziwiające jest to, że 90% ludzi, na taką propozycję odpowiada pytaniem: „A ile mi za to zapłacisz?”.
I właśnie o to chodzi. W świadomości większości ludzi praca znaczy tyle samo, co zarabianie pieniędzy. Musisz zrozumieć, że istnieją inne sposoby zarabiania pieniędzy. Inne niż praca na etacie.
Jeżeli jesteś biedny, to nie dlatego, że nie masz pracy, ale dlatego, że nie masz pieniędzy!
Znam wielu ludzi, którzy ciągle pracują i nadal są biedni. Znam także takich ludzi, którzy nie pracują lub pracują po kilka dni w miesiącu, ale nie mogą o sobie powiedzieć, że są biedni. Sam także zaliczam się do takich osób. Praca i poziom zamożności wcale nie idą ze sobą w parze. Nie ma wzoru, który zakładałby, że ten, kto więcej pracuje, ma więcej pieniędzy. To jest okłamywanie samego siebie i swojej podświadomości. Nigdy, przenigdy nie uzyskasz finansowej niezależności, jeżeli będziesz nastawiony na zdobywanie pieniędzy tylko poprzez pracę na etacie.
Nie wiem, jak Ty, ale ja pracy samej w sobie wcale nie potrzebuję, mam jej mnóstwo w domu, na działce, w firmie. Nawet działam w tym kierunku, aby pracować jak najmniej, dzięki temu mam więcej czasu na zarabianie pieniędzy. W tym momencie warto przytoczyć myśl Johna Rockefellera. "Kto pracuje przez cały dzień, ten nie ma czasu na zarabianie pieniędzy"
Przez kilka lat wszystkie moje działania były skierowane ku temu, aby zdobyć pieniądze. Działałem więc tak, aby je zdobyć. Nie szukałem pracy, szukałem pieniędzy. Nie ograniczałem się do pracy na etacie, gdyż jest wiele innych, o wiele lepszych sposobów na zdobywanie pieniędzy niż praca. Dlaczego więc wszyscy tak bardzo jej szukają?
Odpowiedź jest prosta. Praca na etacie to najłatwiejszy i najszybszy sposób zdobycia pieniędzy. Praca „na etacie” to nic innego, tylko sprzedawanie swojego czasu komuś innemu, komuś, kto lepiej potrafi go wykorzystać. Innymi słowy, pracując za pieniądze, zarabiasz je nie tylko dla siebie, ale przede wszystkim dla swojego pracodawcy.
Wiele osób, zwłaszcza tych, które ciągle szukają dobrej pracy, nie zgodzi się ze mną. Jak to? W dzisiejszych czasach praca na etacie jest najłatwiejszą i najszybszą formą zdobywania pieniędzy?
Niestety, właśnie tak jest. Jeżeli uważasz, że znalezienie pracy jest trudniejsze, niż np. otwarcie własnej działalności gospodarczej czy jednosesyjna gra na giełdzie, to dlaczego jeszcze nie jesteś biznesmenem ani odnoszącym sukcesy inwestorem?
Szukanie pracy etatowej, nawet najlepiej płatnej, to nic innego, jak zwykłe ograniczanie się do jednego możliwego źródła finansowania, co wydaje się być głupotą, zwłaszcza w dzisiejszych czasach, kiedy elastyczność jest coraz bardziej pożądaną cechą.
Zapamiętaj, że jeżeli Twoim problemem jest brak pieniędzy, to nie szukaj pracy, tylko szukaj możliwość ich zarabiania.
Powyższy tekst jest fragmentem ebooka "Efekt Motyla" Kamila Cebulskiego
Pierwsza odpowiedź jaka nasuwa się na to pytanie to - Nie! Oczywiście jednak człowiek mógłby zjeść słonia, pod warunkiem, że w małych porcjach i w pewnych odstępach czasowych.
Niestety często próbujemy zjeść przysłowiowego słonia od razu w całości. Okazuje się to zazwyczaj niemożliwe. Zdarza się też, że inni częstują nas całym słoniem.
Na pewno miałeś okazję uczestniczyć w długim i nudnym wykładzie lub na kazaniu ;) Chwilami skupiałeś się na tym, co mówi prowadzący, a chwilami myślałeś o zielonych migdałach.
Sztuka doskonałego zarządzania swoim czasem jest jedną z tych rzeczy, które wyróżniają ludzi o nieprzeciętnych osiągnięciach.
Podobnie jest, kiedy mamy wykonać jakieś zadanie, które wymaga dużo czasu. Zamiast próbować wykonać je za jednym zamachem, lepiej podzielić je na mniejsze części. Pozwoli Ci to w pełni skoncentrować się na tym co robisz. Unikniesz w ten sposób falowania koncentracji i zmęczenia.
Czytałem gdzieś o tym, jak pewien tłumacz w ciągu 12 miesięcy przetłumaczył całą książkę, wykorzystując do pracy tylko 5 minut każdego ranka. Tyle bowiem czasu czekał, aż zagotuje mu się woda na kawę. To przykład ekstremalnego dzielenia zadania, ale uzmysławia jak wartościowe może być zwykłe i często lekceważone 5 minut.
Dobrze też jest poznać przedziały własnej koncentracji. Mam tu na myśli odcinki czasowe, w których jesteś w stanie w pełni skoncentrować się na jakimś zadaniu. Po tym okresie koncentracja słabnie, zaczynasz myśleć o czymś innym i wtedy dobrze jest zrobić przerwę.
Możesz 5-10 minut poleżeć z zamkniętymi oczami, przekąsić coś lub przebiec się dookoła domu. Ważne jest, aby przerwa nie była zbyt długa, ponieważ możesz wtedy wybić się z rytmu. 10 minut powinno wystarczyć, aby umysł odzyskał świeżość i mógł na nowo w pełni skoncentrować się na
zadaniu.
U większości osób przedziały koncentracji wynoszą około 30-45 minut. Bardzo możliwe, że podobnie jest u Ciebie.Poznanie własnych przedziałów koncentracji pomoże Ci w efektywnej nauce i pracy. Zastosuj więc technikę "jedzenia słonia" i podziel zadanie do wykonania na mniejsze części,
dopasowane do twojego umysłu. Rób między nimi krótkie przerwy, a praca do wykonania łatwiej Ci pójdzie.
Popatrz krytycznym okiem na swoje biurko (warsztat pracy). Czy mnóstwo na nim, pod nim lub obok niego papierów, listów, niedokończonych spraw?
Czy sam jego widok męczy Cię czy zachęca do pracy? Masz ochotę z przyjemnością zasiąść do obowiązków czy uciec gdzie pieprz rośnie?
Jeśli twoje biurko, pokój lub miejsce pracy opanował bałagan, koniecznie uprzątnij je.
Przeglądnij wszystkie dokumenty i szparagały. Posegreguj je i wyrzuć te niepotrzebne.
Załatwiaj wszystkie sprawy na bieżąco. Załóż sobie osobne teczki na różne rodzaje dokumentów czy spraw do załatwienia.Zamiast nich możesz również z powodzeniem użyć specjalnych
biurowych tacek na dokumenty. Dzięki temu łatwiej Ci będzie wszystko ogarnąć i nie będziesz musiał przedzierać się przez stosy papierów, aby znaleźć jakiś formularz czy rachunek.
Segreguj i załatwiaj na bieżąco również pocztę elektroniczną. Kasuj niepotrzebne wiadomości aby nie zaśmiecać nimi skrzynki pocztowej. Dobre programy pocztowe (także Outlook) pozwalają na tworzenie folderów oraz reguł filtrowania ułatwiających zarządzanie wiadomościami.
Pamiętaj - Czyste biurko to czysty, sprawny, skoncentrowany umysł i efektywna praca.
Chaos na biurku lub każdym innym miejscu pracy przekłada się na chaos w głowie. Twoja praca staje się wtedy mniej wydajna i bardziej męcząca. Może się okazać, że więcej czasu zużywasz na ogarnięcie tego zamętu niż na efektywną pracę.
Z kolei czyste i uporządkowane biurko sprawia, że koncentrujesz się na tym co masz zrobić. Działa jak soczewka skupiająca promienie słoneczne rozpalając ognisko. Zazwyczaj promienie słońca nic nie rozpalają tak po prostu. Owszem, ich działanie jest odczuwalne, jednak dopiero skupione przez
soczewkę pokazują swoją siłę. Schludne miejsce pracy jest jak taka soczewka. Skupia twoją energię na zadaniu do wykonania.
Najpierw posprzątaj więc swoje biurko lub inny warsztat pracy. Odkurzysz tym samym umysł i dasz mu kopa do działania. Niektórzy mówią, że lubią nieporządek na swoim biurku i dobrze się z tym czują. Jeśli do nich należysz, uprzątnij swoje miejsce pracy a z pewnością poczujesz pozytywną różnicę.
,,Człowiek musi przebywać z samym sobą,powinien więc zadbać,aby było to dobre towarzystwo". Charles Hughes
Większość ludzi, będąc na którymś z etapów swojego życia, nagle zaczyna wyrażać pragnienie stania się kimś z rodzaju zamożnych. Pragnienie posiadania przewija się przez całe nasze życie i jest to naturalny odruch, gdyż wszyscy dążymy do pełniejszego życia. Jak nietrudno zauważyć, żyjemy w
świecie materialnym, więc oparcie swojego rozwoju o rzeczy materialne wydaje się być w pełni uzasadnione.
Kiedy się bardziej zastanowimy, zauważymy, iż większość osób jest zainteresowana nie tyle staniem się osobą zamożną, co uzyskaniem produktu będącego efektem tej zamożności. Innymi słowy interesuje ich raczej produkt będący owocem zamożności. Łatwo to zauważyć, gdy choć trochę porozmawiamy z ludźmi o ich marzeniach.
Mówią oni o pragnieniu pomagania innym, o posiadaniu poczucia bezpieczeństwa, o osiągnięciu spokoju ducha, o życiu według własnych zasad, o uwolnieniu się od konieczności codziennego zarobkowania, o doświadczaniu prawdziwego szczęścia. Większość ludzi ma takie oraz podobne
marzenia i równocześnie większość z nich nigdy nie zrealizuje ich, ponieważ nie podejmą niezbędnych kroków, które mogłyby ziścić te marzenia.
Mechanizm doprowadzający do zamożności jest stosunkowo prosty, ale stanie się zamożną osobą, to już całkiem inna sprawa. Już w bardzo wczesnym stadium życia ludzie zostają uwarunkowani w taki sposób, że potencjał swoich możliwości uzależniają od warunków finansowych, więc całe życie
skupieni są na przetrwaniu. Dla jednych to przetrwanie jest bardziej komfortowe, dla innych mniej.
Niewielu jednak w pełni wykorzysta potencjał, z jakim się zrodzili. Ci, którym się to uda, będą żyli w obfitości, reszta natomiast zazna egzystencji nakreślonej przez finansowe trudy.
Skąd te ogromne różnice w osiąganych efektach? Być może odpowiedzią jest ta oto historyjka:
''Obok siebie, w żyznej wiosennej glebie, leżały dwa ziarna. Pierwsze ziarno rzekło: 'Chcę urosnąć. Chcę zapuścić korzenie głęboko w żyzną glebę zalegającą pode mną. Chcę, aby moje korzenie drążyły glebę coraz głębiej. Chcę rozwinąć mój delikatny kiełek jak chorągiew, aby ogłosić światu
nadejście wiosny. Chcę poczuć na moich płatkach ciepło słońca i błogosławieństwo wczesnego poranka'. I zaczęło rosnąć.
Drugie ziarno rzekło: 'Boję się. Jeśli zapuszczę swoje korzenie w grunt, nie wiem, co mnie spotka w ciemności. Jeżeli będę napierać w twardej glebie zalegającej nade mną, mogę uszkodzić swój delikatny kiełek. A co się stanie, jeśli pozwolę otworzyć się moim pączkom i ślimak będzie próbował
je zjeść? A co będzie, gdy zacznę kwitnąć i nadejdzie dziecko, które wyrwie mnie z ziemi? O wiele lepiej dla mnie będzie poczekać, aż będzie bezpiecznie'. Zatem czekało.
Pewnego razu nadszedł kurczak, który grzebał w gruncie w poszukiwaniu pokarmu. Nagle znalazł wyczekujące ziarno i szybko je zjadł. Ci, którzy odrzucają możliwość podjęcia ryzyka, zostają pochłonięci przez życie'.
Jeśli należysz do tych, którzy zawsze chcieli być bogaci, ale trochę się obawiali podjęcia działania w tym kierunku, nadarza się okazja. Ta okazja nadarza się dzisiaj. To jest okazja na podjęcie decyzji i rozpoczęcie działania. Dzisiaj, a nie jutro. Zawsze jest tylko dzisiaj i jeśli odłożysz decyzję na jutro - to wiedz, że ono nigdy nie nadejdzie.
Rozpocznij nowy etap w swoim życiu. Podejmij świadomą decyzję zerwania z tym, co miało miejsce w przeszłości, gdyż jej już i tak nie zmienisz, więc ile tak naprawdę jest ona warta? Nie poprzestań też na marzeniach usadowionych w przyszłości, gdyż ta jeszcze nie nadeszła, zatem nie możesz
działać w przyszłości. Działać możesz jedynie tu i teraz.
Przestań robić to, co robiłeś dotychczas, jeśli nie pozwoliło Ci to osiągnąć oczekiwanych rezultatów. Jeżeli masz nawyki, które szkodzą Twojemu zdrowiu, jest mało prawdopodobne, że to zdrowie się polepszy, jeśli będziesz kontynuował te przyzwyczajenia. To samo dotyczy wszystkich innych sfer Twojego życia.
Przestań formułować niekończące się życzenia stania się osobą zamożną i zacznij coś robić w tym celu. Podejmij dzisiaj świadomą decyzję dokonania zmian i osiągnięcia w życiu finansowej niezależności, bycia zabezpieczonym i posiadania wolności wyboru. Podejmij świadomą decyzję
usadowienia siebie na żyznym gruncie, rozpoczęcia wzrostu i wydania dorodnego plonu.
Najgorsze, co możesz zrobić, to obudzić się za dziesięć lat i zacząć rozważać, czego mogłeś dokonać w tym minionym okresie, gdybyś podjął świadomą decyzję dokonania zmian w swoim życiu właśnie dzisiaj. Obecnie znajdujesz się na początku pasjonującej podróży, która wiedzie ku odzyskaniu utraconego potencjału. Wstań, by odzyskać pewność siebie, by użyć potencjału, z którym się urodziłeś, by zacząć kształtować swoją przyszłośc według własnej koncepcji.
Victor Frankl uważa, że największa różnica pomiędzy istotami ludzkimi i zwierzętami istnieje w wolności wyboru. Jako ludzie jesteśmy całkowicie odpowiedzialni za swoje życie. Nasze zachowanie jest uzależnione od naszych decyzji, a nie od warunków, jakie nas otaczają.
Posiadamy zdolność inicjatywy i odpowiedzialność - cechy, które warunkują to, co się dzieje w naszym życiu.'
Posty
