Złodzieje czasu

Kto to taki ten złodziej czasu? - kradnie zegarki .

Wyobraź sobie, że Monika wstała rano i miała ładnie zaplanowany dzień...

Przychodzi Monika do pracy, siada za biurkiem, wyciąga papiery, wpada koleżanka Dorota pokazać jej perfumy z nowego katalogu - mija godzina koleżanka już wyszła, a Monika siedzi z rozłożonymi papierami tak jak godzinę temu, żadnego postępu w pracy nie zrobiła w czasie tej rozmowy.

> Czy nie dało się przenieść rozmowy na wieczór? - na inny czas (pamiętaj o rytmie aktywności dobowej, takie sprawy jeżeli są dla Ciebie ważne odkładaj na najmniej aktywne okresy, bo nie wymagają dużego wysiłku)? A może przynajmniej dało się przesunąć rozmowy na czas przerwy?

Teraz już naprawdę, dwie godziny minęły czas zabrać się w końcu do pracy, włącza Monika komputer i zaczyna wprowadzać dane z papierów do niego. Hmm.. komputer włączony, "a może sprawdzę e-maila?" - no i kolejna godzinka na czytanie i odpisywanie.

> Czy na e-maile trzeba odpisywać natychmiast? Czy e-maile trzeba czytać natychmiast? E-mail to nie rozmowa na żywo - ktoś kto wysyła e-maile liczy się z tym że odbiorca nie przeczyta go natychmiast!
Jedną z możliwości zapanowania nad e-mailami jest wyznaczenie sobie czasu przeznaczonego dziennie na ich obsługę, np. 30 minut wieczorem i koniec! - tyle słyszałeś o e-mailach.

No cóż, wypadałoby się zabrać w końcu do pracy, ale co to? Telefon stoi na biurku, a miała Monika już wczoraj zadzwonić i umówić się z Aśką na weekend, no to dzwoni, minęło 5 minut umówiła się... spogląda
przypadkiem na biurko a tam leży nowy katalog z perfumami, który Dorota zostawiła. Hmm... Aśka jeszcze nie widziała nowego katalogu z perfumami, tak być nie może! - "muszę z nią o nim pogadać!" - i tak mija kolejna godzina.

> To tylko jeden ze sposobów na przedłużenie rozmowy, jest ich więcej, Ci którzy długo siedzą przy telefonie doskonale je znają. Jak się chronić? - zanim wykonasz do kogoś telefon, np. możesz sobie zapisać
to co chcesz zapytać, o czym chcesz porozmawiać, rozmawiaj trzymając tą kartkę przed sobą, będzie Ci przypominała faktyczny cel rozmowy.

Dobra... wraca Monika do pracy, tak jak na dziś zaplanowała. O gadu-gadu - mąż się pyta "które w zamrażalniku to kura?" - bo zachciało mu się rosół gotować - no i 30 minut z głowy - bo jak Monika
w domu pokazywała to ten nie słuchał.

> Gadu-gadu i inne dyskusje internetowe - jak sobie z tym poradzić - można np. dać sobie opis "jestem w pracy nie przeszkadzać" lub w ogóle tego nie załączać w czasie pracy. Jak stworzyć atmosferę skupienia,
gdy co chwilę ktoś czegoś od nas chce? - jeżeli nie chcesz stworzyć w pracy atmosfery skupienia - to może najwyższy czas zmienić prace?
> Druga sprawa to... Który to raz Monika tłumaczy mężowi jak wygląda kura? - sytuacja się powtarza... chyba coś tu jest nie tak. Być może mężowi się poprostu nie chce gotować, tylko nie umie tego wprost
powiedzieć to protestuje w inny sposób. A być może jemu się nudzi to chciał o czymś zagadać. Szanuj swój czas i naucz innych go szanować, gdy raz coś tłumaczysz to zmuś tego kogoś do słuchania - nie powtarzaj! - następnym razem będzie lepiej słuchał. Pamiętaj to twój czas nie innych! niech otoczenie wie że zależy Ci na swoim czasie i każda minuta poświęcoan otoczeniu jest dla Ciebie cenna, zaczną Cię bardziej szanować.

Wraca Monika do pracy - zmądrzała wyłączyła gadu-gadu - już skupiona, w końcu robi to co chciała dziś zrobić, pracuje już pół godziny bez przerwy. Telefon dzwoni - miły pan, oferuje usługi nowej sieci telefonicznej "głuchy telefon", rozmowy w promocji do Szkocji po 9 gr za minutę, 15 minut z stracone, ponieważ Monika chciała być miła.

> Czy w czasie tych 15 minut Monika pracowała dla siebie czy dla tego miłego pana? Czy ten czas był przeznaczony dla realizowania własnych zadań czy zadań otoczenia? - Czy Monika zaplanowała na ten dzień, wyszukanie tanich rozmów do Szkocji? - NIE, ale straciła na to 15 minut!
>Naucz się selekcjonować sprawy, na te które rzeczywiście Ciebie dotyczą, od tych które nie mają dla Ciebie żadnego znaczenia, trzeba czasem odmawiać.

Czas od nowa się skupić na pracy... A za dwie godziny zebranie w pracy, znowu nic z niego nie wyniknie, ale szef powiedział że obowiązkowe. Wpada tym razem kolega z prośbą o pomoc w przygotowaniu
raportu na zebranie, bo ten który Monika na wczoraj zrobiła był świetny. No cóż najpierw Monikę pochwalił, że świetny raport zrobiła - ta urosła w piórka, a potem prosi o porady (ponieważ ona tak świetnie
pracuje i jest niezastąpiona), nie zostawi Monika kolegi Bartka w potrzebie - trzeba jemu pomóc - kolejna godzina stracona.

> Czy Bartek rzeczywiście nie potrafi? - skoro tak to może to stanowisko nie jest dla niego? Co Monika powinna zrobić, w tym wypadku? - Wyobraź sobie sytuacje, w której Monika zachorowałaby i nie
przyszła do pracy w tym dniu, co by Bartek zrobił? - coś by wymyślił, usiadł by sam i napisał - niech i teraz napisze skoro potrafi. A jeżeli rzeczywiście nie potrafi to można się z nim umówić na inny dzień i wtedy mu wytłumaczyć jak to się robi, tylko czy wtedy Bartek też będzie taki chętny?
> Jeżeli czujesz że ktoś zwala na Ciebie robotę i wydaje Ci się że bez Ciebie się nie uda... zastanów się przez chwilę co by było gdybyś właśnie wyjechał na wakacje. Świat się nie zawali - a oni sobie jakoś
poradzą, bez Ciebie. Robisz coś za kogoś w czasie, gdy ten ktoś sobie ... (sam sobie czytelniku dopowiedz), w czym tu jest cel? Naucz się odmawiać, bo czasem trzeba dla lepszego samopoczucia i lepszej świadomości wykorzystania własnego czasu.

Teraz już nie ma czasu na prace, bo jest zebranie... znowu się przeciąga. A najważniejsze, co zostało ustalone to data następnego zebrania...

> Gdzie tu sens? Tracić czas na zebrania spotkana z których wynika tylko to że "trzeba się znowu spotkać"? Ile razy uczestniczyłeś w spotkaniach, z których nic nie wynikło? Przygotowanie planu spotkania
i poprowadzenia go z zegarkiem w ręku naprawdę nie jest trudne, a przynajmniej uczestnicy będą mieli świadomość celowości spędzonego czasu.

Mam małą propozycje, abyś na każdą ważniejszą rozmową/spotkaniem przygotowywał sobie karteczkę, a na karteczce:
- co chcę przez rozmowę osiągnąć?
- jakie sprawy chcę poruszyć?
- ile chcę na rozmowę czasu przeznaczyć

Wracajac do Moniki - wróciła do domu... zła na cały świat bo znowu nie udało jej się zrobić tego co zaplanowała. Próbuje jeszcze wykorzystać tą resztkę dnia, która jej została, ale świadomość, że dzień tak
szybko na niczym zleciał i tak pozostała (tym razem rodzina jej przeszkadza i cała złość na jej członków idzie).

> Czy zdarzyło ci się mieć czasem podobne odczucie? Chcesz coś zrobić, ale czas tak szybko mija, nie wiadomo na czym, że nie ma na  to czasu?

Małe dla Ciebie ćwiczenie. Pamiętasz na czym polega uczenie się? - na początku nie wiemy o danej czynności, potem o niej wiemy ale nie wiemy jak ją zastosować, następnie uczymy się jej stosować, a na
koniec zapominamy że ją umiemy bo staje sie naszą zwyczajna codzienną czynnością.

Teraz nauczysz się przeciwdziałać złodziejom czasu.

Proponuje znaleźć kilka hipotetycznych sytuacji, np. zgubiłeś numer telefonu, przyszedł do ciebie ważny e-mail, wpadł przyjaciel i chce natychmiast pogadać, dzwoni pani oferuje prenumeratę czasopisma,
zapodziałeś gdzieś okulary i kilka innych dopisz z własnego życia:
.....................
.....................
.....................
.....................
.....................
.....................

Teraz do każdego z tych problemów odpowiedz na 4 pytania, wnioski sam wyciągniesz:

1. Czy dotyczy mnie - mieści się w moich priorytetach - czy kto inny może rozwiązać (jak sobie otoczenie poradzi jak ja tego nie zrobię)?
.....................
2. Jak sobie z nim poradzić (gaszenie pożaru, gdy nie ma innego wyjścia)?
.....................
3. Jakie będą konsekwencje jak tego nie zrobię?
....................
4. Co robić by w przyszłości go nie było (zapobieganie)?
.....................

W trakcie uczenia się zarządzania czasem polecam usiąść pod koniec każdego dnia i przeanalizować w ten sposób złodziei czasu z całego dnia.