Efektywne zarządzanie czasem

,,Rozpacz to cena, jaką płacimy za postawienie sobie nieosiągalnego celu." Graham Greene

Organizacja pracy i zarządzanie czasem mają ze sobą wiele wspólnego. Dobra organizacja pracy stwarza warunki do efektywnego wykorzystania czasu. Zła organizacja pracy działa podstępnie. Każda czynność zabiera odrobinę więcej czasu niż powinna, a że dzieje się tak dzień za dniem, nieuchronnie obniża się twoja efektywność.

Nawet drobne błędy w organizacji pracy mogą mieć istotny wpływ na zmniejszenie efektywności, ponieważ powtarzają się przy wielu czynnościach. W najgorszym przypadku brak dobrej organizacji pracy powoduje prawdziwe kłopoty, bo źle zorganizowana osoba:
- nie może znaleźć potrzebnych informacji czy dokumentów,
- ma zamęt w kalendarzu,
- przeskakuje od zadania do zadania, próbując zdążyć z nakładającymi się terminami,
- jest źle przygotowana i spóźnia się na spotkania,
- ciągle przybywa jej papierkowej roboty,
- nie ma jasnych priorytetów,
- pracuje w bałaganie,
- ma problemy w komunikowaniu się z innymi i źle prowadzi dokumentację.

W rezultacie osoba taka podwaja wysiłek, marnuje czas, nie dotrzymuje terminów, a efekty jej pracy są niewystarczające, choć na pozór włożyła w ich osiągnięcie odpowiednią ilość czasu i wysiłku. Co gorsza, taka kiepska wydajność jest doskonale widoczna i wpływa na pracę innych. Osoby bezpośrednio współpracujące z kimś źle zorganizowanym same wpadają w tarapaty, a winowajcę uważają za niesolidnego. Zła organizacja wpływa więc nie tylko na bieżącą pracę, ale również na szansę rozwoju kariery.

Mam nadzieję, że powyższy opis nie dotyczy ciebie . Jednak większość ludzi dostrzega u siebie pewne elementy złej organizacji pracy. Łatwo sobie wyobrazić, że nawet tylko część powyższych punktów miałaby bardzo negatywny wpływ na naszą pracę. Zwykle nie trzeba zresztą uruchamiać wyobraźni, twoja pamięć na pewno podsunie ci odpowiednie przykłady.

Wykazanie wad złej organizacji pracy jest prostym zadaniem. Jak jednak dobrze zorganizować pracę, i to na stałe? Podstawą jest plan. Zajmiemy się więc tworzeniem planu, a także jego realizacją. Następnie omówimy szereg rozmaitych czynników pozytywnie wpływających na organizację pracy. Niektóre z nich to proste pomysły, mające jednak istotny wpływ na dobrą organizację, inne mają fundamentalne znaczenie. Wszystkie będziesz musiał prawdopodobnie nieco dostosować do swoich metod pracy. Jednak wiele z nich łatwo przekształcisz w nawyki i nie będziesz marnował czasu na zastanawianie się nad ich implementacją.

Najpierw jednak zajmiemy sie planowaniem.

Opracuj plan
Opracowanie planu to coś więcej niż wypisanie listy rzeczy do zrobienia. Zadania trzeba zapisywać w odpowiedni sposób i również w odpowiedni sposób na bieżąco uzupełniać plan. Można to zrobić następująco:
- Spisz zadania. Lista musi być wyczerpująca, choć w formie krótkich notatek. Trudno pracować z bardzo rozbudowanym planem.
- Oszacuj jak najdokładniej czas, jaki zajmie wykonanie każdego zadania.
- Dodaj czas na nieprzewidziane wypadki. Zazwyczaj wszystko zajmuje więcej czasu, niż oszacowano. Uwzględnij również powtarzające się czynności, które wykonujesz codziennie na bieżąco.
- Ustal priorytety. To kluczowy, niezwykle istotny aspekt zarządzania czasem.

Zaglądaj w ciągu dnia do planu i analizuj go dokładnie raz dziennie. Ja robię to pod koniec każdego dnia pracy, aktualizując plan zgodnie z tym, co wydarzyło się w ciągu tego dnia, a do tego przeglądam go szybko codziennie rano. Ważne, żebyś robił to wtedy, gdy ci to odpowiada.

Proces ten powinien stać się nawykiem. Podjęcie innych koniecznych działań zależy od tego jak wygląda twój dzień pracy. Gdy w ciągu dnia pojawi się nowe zadanie, zastanów się nad nim i dodaj do listy od razu albo odłóż i wpisz do planu podczas najbliższego przeglądu. Bardzo użyteczne są, moim zdaniem, zółte karteczki do przyklejania. Można ich użyć do zrobienia krótkiej notatki i przykleić do planu, a dopiero później wprowadzić daną informację na stałe.

Powyższy proces przeglądania planu i wprowadzania zapisów to fundament efektywnego zarządzania czasem. Rozmaite systemy zarządzania czasem proponują szczegółowe układy zapisu, podziały, nagłówki itd. Taki system może okazać się pomocny, jednak prosty, samodzielnie wypracowany system również powinien się doskonale sprawdzić. Wydzielenie gotowych rubryk czy zastosowanie drugiego koloru mogą usprawnić pracę z planem. Jeśli będziesz sumiennie dokonywał wpisów i skrupulatnie przeglądała plan, zapanujesz nad sytuacją i na pewno o niczym nie zapomnisz.

Podziel zadania na grupy
Jeśli mamy bardzo dużo zadań do wykonania, to ich lista staje się długa, a więc nieczytelna i nieużyteczna. Jedynym sposobem jest zastosowanie podziału zadań na grupy. Dzielenie zadań na kategorie jest najważniejszą zasadą efektywnego zarządzania czasem. I w tym przypadku różne systemy proponują własne metodologie podziału. Jedynym kryterium wyboru powinna być twoja wygoda. Uważam, że istotniejsza od szczegółowej konfiguracji systemu jest po prostu liczba kategorii. Trzy lub cztery to idealna liczba, z którą łatwo będzie pracować. Nie jest też szczególnie ważne, jak nazwiesz te kategorie. Mogą to być na przykład następujące kategorie:
- Priorytet
- Ważne
- Na teraz
- Potrzeba więcej informacji
- Do przeczytania

To tylko propozycje, niektórzy nazywają swoje kategorie po prostu A, B i C. Zastosowanie tych kategorii wiąże się oczywiście z papierkową robotą. Na tym etapie istotna jest odpowiedź na pytanie, ile kategorii i o jakich nazwach będzie ci odpowiadać, a także dbałość o zgodność systemu ze sposobem, w jaki zorganizowane jest miejsce pracy (biurko). 

Liczba kategorii może na przykład odpowiadać liczbie segregatorów, a oznaczenia kategorii oznaczeniom na dokumentach.

Jak się zmotywowac ? Top 20 pomysłów !

,,Aby do czegoś dojść trzeba wyruszyć w drogę."

Osiąganie celów nie jest kwestią "dyscypliny" - chodzi o utrzymanie motywacji i koncentracji na swoim celu. Powinno Ci się to udać, jeśli będziesz stosować się do opisanych poniżej rad.

Poniżej znajdziesz "Top 20" pomysłów i sposobów na to, jak same siebie zmotywować do działania w słusznej sprawie.

Oto one. W odwróconej kolejności - czyli „final countdown"...

#20: Śledź swój postęp
Najlepiej jeśli zrobisz sobie tabelkę, w której będziesz zaznaczać codziennie swoje postępy w drodze do każdego z celów. Posłuży Ci ona nie tylko jako źródło informacji jak sobie radzisz, ale też zmotywuje Cię by dalej realizować swoje plany. Codzienne wypełnianie tej tabelki motywuje do działania, bo w głowie zapala się kontrolka: „Lepiej zrobić to dzisiaj, jeśli chcę zaznaczyć progress w tabelce". Niby jest to niewielka motywacja, ale uwierz, że działa. Nieważne jak, ważne, żeby monitorować swoje postępy i pozwolić sobie na słodką chwilę dumy przy każdym postawionym „iksie" czy „ptaszku".

Bądź jednak przygotowany na to, że w Twojej tabeli znajdzie się kilka negatywnych znaczków. Nic nie szkodzi, zdarza się. Ważne, aby nie zniechęcać się tymi kilkoma potknięciami i dalej robić swoje. Zamiast załamywać ręce i narzekać, weź się w garść i nadrób stratę przed następną kontrolą.

#19: Nie wypływaj od razu na głęboką wodę.
Biorąc się za cokolwiek nowego, może w Tobie aż kipić pozytywna chęć do działania. Entuzjazm, podniecenie, optymizm... czujesz, jakbyś mógł przenosić góry. Ale jak ruszysz zbyt szybko – możesz zaliczyć „zimny prysznic", i w rezultacie zapał gwałtownie stygnie...

Ważna zasada, brzmi: jeśli rozpiera cię energia, gdy bierzesz się do działania, i chcesz „iść na całość" - WYLUZUJ! Nie rób od razu wszystkiego, co masz w planie. Zamiast tego wykonaj na początek 50-75 procent założeń, a następnie stopniowo i planowo zwiększaj tę ilość. Jeśli na przykład zaczynasz biegać, i planujesz przebiegnięcie jednorazowo 5 km, to zacznij od mniejszego dystansu, np. dwóch - i to przeplatając bieg szybkim chodem. To zdrowsze na start i zyskasz pewność siebie, że masz jeszcze energię na kolejne, dalsze kroki by zrealizować, a nawet przewyższyć swoje plany

#18: Dołącz do grupy, by utrzymać motywację.
Trzymając się tego przykładu z bieganiem - warto byś zaangażował się w działanie grupy która biega Podobnie przy rzucaniu palenia, zrzucaniu kilogramów, nauczaniu języka czy innych postanowieniach.

Dołączenie do grupy pomoże Ci w wytrwałym dążeniu do celu. I nie chodzi tylko o samo poznawanie ludzi, którzy przechodzili bądź już przeszli przez to samo, co Ty. Istotne jest, że możesz omówić z nimi swoje postępy, zadać pytania i zyskać wsparcie, które pomoże Ci iść dalej.

#17: Znajdź zdjęcie swojego celu
...i powieś go w widocznym miejscu.

Wizualizacja celu, w dokładnie takiej postaci, w jakiej wyobrażasz go sobie (nieważne czy jest to podróż do Rzymu, nowy dom, ukończenie maratonu czy jeszcze coś innego) jest wspaniałym źródłem motywacji i pomocą przy realizacji zamierzeń. Większość ludzi to wzrokowcy, dlatego taki obrazek bardzo Ci się przyda.

Poszukaj odpowiedniego zdjęcia i umieść w takim miejscu, żebyś co chwila trafiał na to wzrokiem. Ustaw je na tapecie, postaw na biurku. To pomoże Ci skoncentrować się na Twoim celu. Pamiętaj - to ten właśnie cel mobilizuje Cię do działania na dłuższą metę! Jeśli zapomnisz o celu, stracisz motywację i dlatego właśnie dobrze mieć coś, co Ci będzie o nim ciągle przypominać.

#16: Raaazem, raaaazem.
Niełatwo samemu utrzymywać się w ryzach. Dlatego jeśli znajdziesz kogoś, kto ma podobne cele i plany (sportowe, zawodowe itp.) spróbujcie działać wspólnie. Możesz też zachęcić swoją „druga połowę", rodzeństwo czy najlepszego kumpla i wspierać się wzajemnie w swoich działaniach. Wtedy nie ma znaczenia to, że dążycie do innych celów. Kluczową sprawą jest zachęcanie się nawzajem do działania.

#15: Nie odkładaj na później! Do roboty!
Zdarza się, że nie masz najmniejszej ochoty żeby wyjść pobiegać, napisać ważny dokument czy zrobić cokolwiek innego, co miałaś na ten dzień w planach. Najgorsze, co możesz wtedy zrobić to wmawiać sobie, że jest to paskudnie trudne. Nie zastanawiaj się zbyt długo, po prostu weź się do roboty

Bez namysłu załóż buty, wyjdź i nie oglądaj się za siebie. Potem pójdzie już z górki. Bieganie okazuje się nie takie straszne, jakie się wydaje, gdy siedzisz w domu i o nim rozmyślasz. Może ta metoda wygląda banalnie, ale zawsze skutkuje. Im dłużej odwlekasz i zastanawiasz się kiedy zacząć - tym trudniej ruszyć z miejsca.

Jeśli to duże zadanie, to rozbij je na mniejsze kawałki i zabierz się natychmiast za pierwszy z góry.

#14: Zrób z tego przyjemność.
Często jest tak, że odkładasz coś ciągle „na zaś", bo wydaje się to nudne i męczące. Wtedy spróbuj podejść do swojego zadania jak do czegoś, co sprawia przyjemność. Nagle zaczniesz przyłapywać się na tym, że nie możesz się doczekać, kiedy znów się za nie zabierzesz. A korzyści z takiej sytuacji chyba nie muszę wymieniać. Trudny trick, ale wykonalny.

#13: Cierpliwość popłaca
Wiadomo, „łatwiej powiedzieć, trudniej zrobić". Ale zbyt często oczekujemy natychmiastowych efektów. Tymczasem planować musisz na dłuższą metę. Jeśli zamierzasz schudnąć, możesz z początku zauważyć drobne spadki wagi, ale zrzucenie całego balastu trwa trochę dłużej. Jeśli chcesz wystartować w maratonie, też nie zbudujesz formy w tydzień. Po miesiącu nauki języka też nie poradzisz sobie z obejrzeniem obcojęzycznego filmu (ba... nawet kreskówki). Kiedy nie widzisz od razu oczekiwanych rezultatów, nie dawaj za wygraną - daj sobie więcej czasu. Wytrwale zmierzaj do swojego celu, a efekty w końcu się pojawią.

#12: Krok po kroku
Czasami obierasz sobie długoterminowy cel, który wydaje się przerastać i przytłaczać. Wtedy szybko tracisz motywację, usypia Cię myśl, że masz jeszcze kilka miesięcy (lub jeszcze więcej) na wzięcie się do roboty, tymczasem pozornie długi czas niepostrzeżenie ucieka i budzisz się z przysłowiowym nożem na gardle. Kojarzysz syndrom studenta? Tak długo odkłada naukę (bo tyyyyle jeszcze zostało czasu do egzaminu), aż budzi się 2 noce przed sesją: „jasna cholera, nic się nie uczyłem!". Nie jest łatwo utrzymać przez dłuższy czas koncentrację na nadrzędnym celu. Co wtedy zrobić? Rozbij go na krótkie etapy, które możesz pokonywać i „odfajkowywać", w regularnych odstępach czasu.
„jak zjeść całego słonia?.... po kawałku :)"

#11: Nagradzaj się, i to często
Zarówno za drobne, jak i większe sukcesy. Poprzedni punkt wyjaśnia, jak zrealizować długofalowy plan stopniowo pokonując mniejsze kroki. Teraz dodajmy, że każde z tych małych osiągnięć zasługuje na docenienie. Zrób dokładną listę swoich długo- i krótkoterminowych planów i zapisz przy każdym z nich odpowiednią nagrodę. „Odpowiednią", czyli
1) proporcjonalną do osiągnięcia (nie funduj sobie wycieczki na Kanary za przebiegnięcie dwóch kilometrów czy skończenie raportu...)
2) zgodne z głównym celem Twoich działań - jeśli chcesz schudnąć, nie nagradzaj męczącego treningu na siłowni bezą ani kremówką... chyba nie chcesz strzelać do własnej bramki?

#10: Poszukaj inspiracji
To, co inspiruje, działa też motywująco, a może to być wszystko: rodzina, znajomi, książka, muzyka, zdjęcie, film... wystarczy chwilę poszukać.

#9: Uczestnicz w szkoleniach
To pomoże Ci zacząć działać, a potem systematycznie kontynuować to, co zacząłeś. Nie jest to może najtańszy sposób na utrzymanie motywacji, ale za to skuteczny, a poza tym możesz go zastosować w różnych dziedzinach.

#8: „Czemu chcesz osiągnąć cel?"
Znajdź powody swojego działania i zapisz je. Zastanów się, dlaczego tak naprawdę robisz to, co robisz i... zanotuj i przeanalizuj swoje wnioski. Jeśli np. podejmujesz się czegoś dla swoich bliskich, zwykle starasz się bardziej, niż robiąc coś wyłącznie dla własnej korzyści. Nie znaczy to, że działanie tylko dla siebie jest złe, niemniej powinieneś pracować w imię czegoś, na czym NAPRAWDĘ BARDZO ci zależy, dla słusznych celów.

#7: Uświadom sobie, co Cię zniechęca i przygotuj się na to
Czasem trafiasz na osoby, rzeczy czy sytuacje, które odciągają Cię od tego, co istotne, ale zwykle nie zdajesz sobie z tego sprawy. Dobrze jest umieć rozpoznawać takie przypadki, żeby skutecznie sobie z nimi radzić. Aby nauczyć się tego, miej przy sobie przez cały czas karteczkę i notuj każde odwodzące Cię od działania zdarzenie. To prosta i efektywna metoda na „odkrycie" czyhających na każdym kroku pokus. A wtedy możesz świadomie je omijać i nie ulegać im.

#6: Nigdy nie odpuszczaj dwóch dni z rzędu
Jesteśmy tylko ludźmi i zdarza się, że dzień „umknie" Ci niepostrzeżenie. Ale jeśli już tak się zdarzy i następnego dnia znów nie czujesz się na siłach do działania... powiedz stanowczo NIE! Nie trać dwóch dni pod rząd! Zamiast „wymiękać" weź się do pracy, a jeszcze będziesz sam sobie dziękować. 2 dni z rzędu to za dużo, bo z 2 zrobisz 3, potem 4... i tyle z Twojej realizacji upragnionego celu.

#5: Wizualizacja celu, codziennie przynajmniej przez 5 minut
Wiem, to trochę z tej działki „magiczne brednie", ale uwierz że to działa. Już niejedne badania na ten temat robili. Nie tylko Małysz wizualizował sobie sukcesy :)
Wyobrażaj więc sobie swój upragniony sukces z jak najdrobniejszymi szczegółami. Zamknij oczy i wyobraź sobie dokładnie tę chwilę, gdy już osiągniesz cel, spróbuj poczuć ją wszystkimi zmysłami. Kiedy i gdzie to nastąpi? Jak będziesz wyglądać? Jak będziesz ubrany? Obraz musi być tak dokładny i realistyczny, jak to tylko możliwe. Kiedy raz Ci się uda, powtarzaj to codziennie, poświęć temu chociaż chwilę. Tylko w ten sposób uda Ci się podtrzymać motywację płynącą z tego źródła.

#4:Załóż dziennik swoich postępów
Regularnie prowadzone notatki mogą działać bardzo mobilizująco. Twój dziennik powinien zawierać, oprócz suchych opisów działań, Twoje przemyślenia i spostrzeżenia na ich temat, a także dotyczące towarzyszących im odczuć czy też popełnionych błędów. Nie odkładaj nic na później - kolejne wpisy rób zaraz po ukończeniu planu na dany dzień!

#3: Wytwórz atmosferę przyjacielskiej rywalizacji
Współzawodnictwo leży w mniejszym lub większym stopniu w naturze każdego. Wykorzystaj to, aby dać sobie „kopa" do działania. Jeśli należysz do grupy dążącej do podobnych celów, lub po prostu masz „towarzysza broni", to nic nie zmobilizuje Was do pracy tak skutecznie, jak pozytywna rywalizacja. Sprawdźcie, kto przebiegnie najwięcej kilometrów albo zaoszczędzi najwięcej pieniędzy w najbliższym miesiącu. Pamiętajcie tylko, żeby ustalić takie kryteria, które wszystkim dają równe szanse. I oczywiście nie zapominajcie o wspieraniu się nawzajem.

#2: Złóż publiczną obietnicę
To zawsze działa. Śmiało ogłoś : "do tego i tego dnia osiągnę to, to i to." I daj z siebie wszystko, żeby dotrzymać obietnicy! Przecież ludzie patrzą :).

#1:Zawsze myśl pozytywnie
Odrzucaj wszystkie złe przeczucia. Kontroluj swoje myśli, i wsłuchuj się w swój głos wewnętrzny. Masz go tak jak każdy, ale pewnie rzadko go słuchasz. Pora to zmienić! Jeśli słyszysz negatywne myśli, natychmiast powiedz im „stop", wyrzuć je z głowy i zastąp pozytywnymi. 

Bo pozytywne myślenie potrafi zdziałać cuda!